Evoluzione e innovazione
inserito il: 18.03.2008
tratto da 'Elettricoplus'
L'anno passato, per la prima volta, alcune imprese appartenenti alla filiera elettrica hanno aperto i libri contabili raccontando i vantaggi economici, ma non solo, ottenuti attraverso l'utilizzo di Metel.
I dati trasmessi emergevano da una valutazione di titolari e di dirigenti, affidabili per la loro lunga e apprezzata militanza nel settore; ma, si sa, ciascuno di noi è un po' come San Tommaso e "se non vede non crede". A questo proposito, Metel ha co-sponsorizzato una ricerca del Politecnico di Milano finalizzata a dare scientificità alla sensazione che anche il comparto elettrico, un "comparto storicamente chiuso", era pronto a un confronto aperto e senza limiti sui temi dell'EDI e dei benefici ricevuti da questa tecnologia.
Alessandro Perego, docente del Politecnico di Milano, ha evidenziato i preziosi elementi emersi dall'indagine realizzata dal suo gruppo in tre settori: farmaceutico, GDO, materiale elettrico. La sua ricerca ha evidenziato scientificamente il valore economico che offre il passaggio da un sistema tradizionale a un sistema dematerializzato - integrato.
Ma, poiché disporre dell'informazione non è sufficiente a produrre un cambiamento, Metel ha ritenuto opportuno raccogliere l'esperienza di due imprese: un produttore, Vimar, e un distributore, Rexel, realtà di filiera che hanno raggiunto eccellenti risultati in tema di dematerializzazione.
Strumento di comunicazione
Nel suo intervento introduttivo, il presidente di Metel, Gianni Provera, ha evidenziato come Metel sia innanzitutto uno standard di settore, uno strumento per la filiera del materiale elettrico e dell'illuminazione, che crea e offre servizi di infrastruttura informatica attraverso Internet, basato su standard internazionali. Metel non è un sistema gestionale aziendale, ma uno strumento di comunicazione, non interviene nelle politiche e nelle strategie delle aziende ma consente ai vari operatori della filiera di comunicare tra loro secondo le specifiche necessità. È come un'autostrada che permette di collegare città, di innestarsi nelle singole strade che portano ognuna alla propria destinazione.
La storia di Metel inizia nel 1993 nell'ambito della Fngdme, quando viene costituita Metel S.r.l.; ma è nel 1999 che si determina il nuovo e attuale assetto societario con l'ingresso, a fianco dei distributori, dei produttori e degli agenti.
Nel 1999 Metel aveva 26 utenti che erano attivi con infomet;nel 2007 Metel ha raggiunto 570 abbonati agli standard e 250 utenti del Web-EDI con un traffico di oltre 4 milioni di documenti. La crescita è stata, quindi, esponenziale ma riteniamo che la continua opera di promozione possa ancora permettere ulteriori interessanti sviluppi.
Metel ha la possibilità di contribuire al soddisfacimento delle nuove esigenze della filiera ma è altresì importante per un allargamento agli operatori di settori limitrofi, interessati alle forniture del materiale elettrico e dell'illuminazione.
Scarica in PDF l'elenco aziende certificate
Lo studio del Politecnico
Alessandro Perego, docente del Politecnico di Milano, ha focalizzato il proprio intervento sullo studio realizzato dall'Osservatorio sulla fatturazione elettronica e la dematerializzazione del Politecnico di Milano, nato nel 2000.
Obiettivo dello studio 2006/2007 è stato quello di valutare che cosa significasse, in termini di benefici, l'integrazione e la dematerializzazione del ciclo dell'ordine (ordine, consegna, fatturazione, pagamento).
Le metodologie utilizzate hanno visto il coinvolgimento attivo di molte aziende che rappresentano un campione più che significativo.
Tutte le evidenze emerse dicono che le aziende hanno difficoltà a misurare i benefici che si ottengono dall'applicazione dell'ICT in generale, difficoltà che diviene ancor più specifica nei progetti B2B di collaborazione e integrazione di filiera.
Per la ricerca, si è partiti dal concetto di dare un ordine di grandezza a questi benefici per poi capire anche come questi benefici variano in funzione del grado, del tipo di attore e del ruolo che gioca nella filiera.
Il modello si compone di due parti: una prima parte descrive in maniera strutturata tutte le fasi del processo, dalla composizione dell'ordine all'archiviazione degli estratti conto dei pagamenti; la seconda parte è il modello dei costi e prende in input una serie di dati che appartengono alle categorie dei costi, come per esempio la struttura dell'ordine e i dati di tempo prioritari per lo svolgimento delle principali attività.
Il modello produce, poi, in output tutti i costi dell'intero ciclo dell'ordine e li produce in diversi contesti: in un contesto tradizionale dove si usa carta e telefono; in un contesto integrato dove tutti i documenti sono dematerializzati, compresa l'archiviazione sostitutiva dei documenti; in un ciclo intermedio, che vuole rappresentare una situazione intermedia, rappresentativa del comportamento della media delle aziende presenti all'interno del settore. Alla base del modello c'è la logica dell'activity based costing.
I risultati emersi si applicano alla relazione produttori, agenti, distributori.
I dati in input sono stati validati da produttori e distributori all'interno della filiera, quindi si ritiene siano affidabili.
Sull'asse delle ordinate è rappresentato il costo complessivo dell'intero ciclo dell'ordine. Il dato è espresso in euro per ordine equivalente e ciò significa che il costo complessivo dell'intero processo viene diviso per il numero di ordini che vengono gestiti.
Sulle ascisse sono stati riportati tre scenari: lo scenario tradizionale, quello intermedio prima descritto e quello integrato. Il costo complessivo dell'intero processo è intorno ai 60 euro per ordine equivalente.
I benefici che si possono ottenere attraverso il percorso dell'integrazione crescono in modo più che lineare passando dallo scenario tradizionale a quello intermedio e a quello integrato.
Vale sottolineare che un 30% di benefici si ottengono già passando dallo scenario tradizionale a quello intermedio e un 80% si ottengono passando allo scenario integrato.
Questa riduzione di costi e il relativo beneficio sono distribuiti tra tutti gli attori: i produttori, i distributori e anche gli agenti. Un contesto in cui i benefici sono ragionevolmente distribuiti è un contesto che facilita l'adozione di questi strumenti, quando la sensibilità verso questi costi è stata realmente percepita dalla direzione aziendale.
Il principio di integrazione, oltre ai benefici di efficienza, porta anche benefici di efficacia quali il miglioramento dell'accuratezza e, quindi, la qualità per il cliente.
Metel quest'anno proseguirà i lavori con l'Osservatorio del Politecnico di Milano, lavorando secondo due direzioni: valutare anche i benefici di efficacia nel modello; costruire una sorta di roi tool, uno strumento di valutazione dell'investimento per far vedere a un'azienda che vuole applicare questa soluzione in quanto tempo si ripaga l'investimento.
Utilizzo di Metel e criteri di eccellenza
Parlare di cambiamento significa affrontare il tema degli elementi che in certi periodi storici hanno caratterizzato le imprese vincenti.
Fino agli anni 70 l'importante era produrre a costi accettabili. Il cliente era talmente bisognoso di qualsiasi oggetto che era sufficiente immettere un prodotto sul mercato e questo veniva immediatamente acquistato.
A partire dagli anni 70, i clienti non si accontentarono più dell'oggetto in sé ma iniziarono a desiderare oggetti di qualità.
Dopo gli anni 80 non fu più sufficiente produrre con efficienza e qualità, in quanto il cliente iniziava a desiderare prodotti e servizi personalizzati.
Gli elementi di successo delle tre fasi: efficienza, qualità, flessibilità, rappresentarono i criteri di eccellenza che le imprese che operavano in quel periodo dovevano ricercare pena l'uscita dal mercato.
Pensare al presente e a un futuro non lontano ci impone di riflettere sul titolo del nostro convegno: evoluzione e integrazione.
Evoluzione e non innovazione, in quanto rinnovarsi significa cambiare gli strumenti mentre evolversi significa cambiare se stessi all'interno dell'impresa. Cioè avere un cambiamento culturale nel modo di affrontare le problematiche e il mercato.
Integrazione significa che nell'impresa non possono esistere compartimenti stagni ma processi che integrano le varie strutture e funzioni aziendali attraverso una comunicazione informatica, distribuita, strutturata e aggiornata .
In quest'ambito, Metel ha cercato di dare enfasi ai fattori di successo delle imprese eccellenti promuovendo due situazioni particolari: per i produttori eccellenti, ha riservato un spazio nella newsletter e sul sito Metel; per i distributori eccellenti, ha organizzato il Metellino d'oro.
Ma quali sono gli elementi che secondo Metel rappresentano punti di eccellenza all'interno dei produttori degli agenti e dei distributori?
Per i produttori l'utilizzo di tutti gli strumenti costruiti nel tempo da parte di Metel: i listini, la gestione degli ordini standard e non standard, la conferma d'ordine, le date di consegna, i ddt per il caricamento merce automatico in magazzino, la fatturazione EDI per permettere al cliente una riconciliazione veloce e precisa con tutto il flusso dei documenti precedenti.
Per gli agenti ci sono due distinzioni: agenti che hanno un sistema gestionale proprietario e agenti che non lo hanno; per i primi il criterio di eccellenza è rappresentato dall'acquisizione degli ordini Metel nel loro sistema gestionale, rendendo così automatico il passaggio dal grossista al produttore senza carta. Per i secondi il criterio di eccellenza è invece rappresentato dall'invio degli ordini con il servizio Biom agenti, studiato appositamente da Metel per le agenzie.
Per i distributori, l'elemento essenziale, perno di tutto il processo di efficienza ed efficacia, è l'invio degli ordini nella misura massima possibile attraverso MetelWebEdi, che è il criterio centrale nella valutazione per il Metellino d'oro sia per ordini standard, sia con condizioni speciali.
Esiste una corrispondenza tra l'uso di Metel e i criteri di eccellenza? La risposta è senz'altro "sì", in quanto essere eccellenti per Metel significa ottenere una riduzione dei costi erogando un servizio di maggiore qualità, elementi essenziali per restare competitivi sul mercato.
L'esperienza di un fornitore
L'esperienza Vimar con l'utilizzo del sistema Metel è stata raccontata da Antonio Rosson, responsabile Trade marketing. "Vimar ha creduto sin dall'inizio nel progetto Metel e ha lavorato in tal senso. In Vimar era presente un sistema di gestione proprietario per la trasmissione degli ordini tra noi e i nostri agenti, ma un sistema di gestione proprietario è chiuso e quando Metel ha proposto un tracciato standardizzato, un linguaggio comune che andasse a coinvolgere tutti gli operatori, ci ha trovato immediatamente favorevoli.
Credo come tutti, abbiamo iniziato con il listino passando poi ai vari documenti: ordine, conferma, avviso, fattura e siamo arrivati progressivamente a un ottimo traffico EDI rispetto alla gestione cartacea.
Nel 2006 abbiamo scambiato 140mila documenti e oggi pesiamo il 3,5% di tutto il traffico Metel.
È interessante notare come le righe trasmesse continuino ad aumentare e questo è un segno evidente che esiste una maggiore attenzione da parte di tutti gli operatori; oserei anche dire che inizia a esserci un approccio culturale notevolmente diverso.
Il punto vincente, almeno per noi, è stata una politica commerciale semplice, lineare e trasparente che ha imposto una semplicità nella formulazione degli ordini senza particolari condizioni di contorno. Abbiamo individuato poi almeno altri tre elementi di sicura importanza: il coraggio del cambiamento, che significa uscire dall'area di routin-comfort e accettare le nuove sfide; una ricerca costante nel miglioramento del servizio e della soddisfazione del cliente; credere nel progetto.
I vantaggi e i benefici che si ottengono utilizzando Metel sono stati per noi innumerevoli e sicuramente hanno ripagato il tempo e il costo di avvio e di gestione".
Strumento per un tipo di mercato e di impresa
Il direttore acquisti di Rexel, Angelo Bergamelli, nel proprio intervento ha affermato che
"esiste una falsa concezione che sostiene che Metel è necessario per creare efficienza unicamente per la parte acquisti e logistica. Niente di più limitativo, il vantaggio l'impresa lo ha soprattutto nell'area commerciale e questo fa fatica a passare all'interno delle imprese.
Metel non è la soluzione per la nostra azienda, Metel è uno strumento per un tipo di mercato e di impresa.
Il risultato finale del mio servizio è il prodotto di tutte le attività che compongono la filiera.
Se c'è un'attività sbagliata il risultato non è uno, perché il risultato è esattamente uguale al prodotto delle attività; quindi, se una funzione dà apporto zero, il risultato è zero ovvero la qualità percepita da parte del nostro cliente sarà zero.
Potremmo avere una struttura fatta da super sistemi e di super tecnici, però se sbagliamo a mettere un indirizzo di spedizione e il cliente non riceverà la merce al posto giusto e nella data giusta, il servizio sarà percepito in maniera pessima.
Lo sforzo che noi stiamo cercando di fare è quello di considerare un ordine come un contratto perché presuppone un'assunzione di responsabilità di cui ci si deve fare carico.
Credo che la sfida delle aziende non passi attraverso il prodotto, ma attraverso i modelli organizzativi che sono in grado di farci superare il concetto di efficacia e di efficienza per far attraversare tutto l'insieme di dati e informazioni verso le persone che sono coinvolte nel processo.
Noi possiamo fare questo utilizzando strumenti in grado di gestire queste informazioni: gli avvisi di spedizione, gli ordini di cliente, le conferme dell'ordine.
Se li sapremo utilizzare, trasmettendo le informazioni sia a un acquisitore, sia a un banconista, sia a un magazziniere e a ciascuno in funzione della propria attività genereremo un valore aggiunto certo per il nostro cliente finale.
Ricordiamo che nei processi esiste sempre la famosa regola "qualità in ingresso, qualità in uscita"; quindi solo se i dati in ingresso saranno certi, avremo la possibilità di generare e portare a termine in maniera corretta un ordine. Metel ci aiuta a costruire la qualità dei nostri dati.
Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva
Umberto Zanini, commercialista e revisore contabile, si è dedicato allo stato dell'arte della fattura elettronica e della conservazione sostitutiva. "In primo luogo, vorrei ricordare due aspetti: l'obbligo verso la dematerializzazione è sempre più vicino e la conformità delle soluzioni sviluppate da Metel la rende oggi possibile.
Nella bozza di finanziaria 2008 è previsto, nell'articolo cinque comma 37, l'obbligo da parte dell'amministrazione dello Stato a ricevere fatture in formato elettronico; quindi, dal prossimo anno, tutte le società che emettono fatture o fanno attività di prestazione di servizio ad amministrazioni dello Stato dovranno emettere fatture elettroniche.
Si possono conservare in modalità sostitutiva tutti i documenti amministrativi, fiscali e le scritture contabili delle aziende.
Strumento per un tipo di mercato e di impresa
Il direttore acquisti di Rexel, Angelo Bergamelli, nel proprio intervento ha affermato che
"esiste una falsa concezione che sostiene che Metel è necessario per creare efficienza unicamente per la parte acquisti e logistica. Niente di più limitativo, il vantaggio l'impresa lo ha soprattutto nell'area commerciale e questo fa fatica a passare all'interno delle imprese.
Metel non è la soluzione per la nostra azienda, Metel è uno strumento per un tipo di mercato e di impresa.
Il risultato finale del mio servizio è il prodotto di tutte le attività che compongono la filiera.
Se c'è un'attività sbagliata il risultato non è uno, perché il risultato è esattamente uguale al prodotto delle attività; quindi, se una funzione dà apporto zero, il risultato è zero ovvero la qualità percepita da parte del nostro cliente sarà zero.
Potremmo avere una struttura fatta da super sistemi e di super tecnici, però se sbagliamo a mettere un indirizzo di spedizione e il cliente non riceverà la merce al posto giusto e nella data giusta, il servizio sarà percepito in maniera pessima.
Lo sforzo che noi stiamo cercando di fare è quello di considerare un ordine come un contratto perché presuppone un'assunzione di responsabilità di cui ci si deve fare carico.
Credo che la sfida delle aziende non passi attraverso il prodotto, ma attraverso i modelli organizzativi che sono in grado di farci superare il concetto di efficacia e di efficienza per far attraversare tutto l'insieme di dati e informazioni verso le persone che sono coinvolte nel processo.
Noi possiamo fare questo utilizzando strumenti in grado di gestire queste informazioni: gli avvisi di spedizione, gli ordini di cliente, le conferme dell'ordine.
Se li sapremo utilizzare, trasmettendo le informazioni sia a un acquisitore, sia a un banconista, sia a un magazziniere e a ciascuno in funzione della propria attività genereremo un valore aggiunto certo per il nostro cliente finale.
Ricordiamo che nei processi esiste sempre la famosa regola "qualità in ingresso, qualità in uscita"; quindi solo se i dati in ingresso saranno certi, avremo la possibilità di generare e portare a termine in maniera corretta un ordine. Metel ci aiuta a costruire la qualità dei nostri dati.
Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva
Umberto Zanini, commercialista e revisore contabile, si è dedicato allo stato dell'arte della fattura elettronica e della conservazione sostitutiva. "In primo luogo, vorrei ricordare due aspetti: l'obbligo verso la dematerializzazione è sempre più vicino e la conformità delle soluzioni sviluppate da Metel la rende oggi possibile.
Nella bozza di finanziaria 2008 è previsto, nell'articolo cinque comma 37, l'obbligo da parte dell'amministrazione dello Stato a ricevere fatture in formato elettronico; quindi, dal prossimo anno, tutte le società che emettono fatture o fanno attività di prestazione di servizio ad amministrazioni dello Stato dovranno emettere fatture elettroniche.
Si possono conservare in modalità sostitutiva tutti i documenti amministrativi, fiscali e le scritture contabili delle aziende.
Dal prossimo anno le aziende dovranno, inoltre, obbligatoriamente trasmettere il bilancio in formato XML secondo uno standard particolare che si chiama XBRL alle Camere di Commercio, un formato strutturato elaborabile.
Recentemente è stata inoltre emanata una risoluzione che ha spiegato con maggiore precisione il problema degli spool di stampa. Si evidenzia che essendo gli spool una modalità economica molto semplice per trasferire le informazioni, può essere elaborato producendo in formato Pdf e inviandolo in conservazione sostitutiva .
Lo spool serve a trasferire un set di informazioni da un server a un altro server oppure da un'area a un'altra area, previa apposizione di firma digitale e riferimento temporale della data per la conservazione sostitutiva".
Metel, fattore di competizione
In chiusura di giornata, gli interventi di Giorgio Casanova e di Sergio Bevilacqua di Metel hanno illustrato gli strumenti di comunicazione e sviluppo di Metel.
"Siamo arrivati a un utilizzo di Metel talmente importante - ha ricordato Casanova - che tornare indietro non sarebbe più possibile; però si fa fatica a raggiungere la completezza della filiera e pertanto oggi le aziende sono costrette a operare con due strutture, una automatica e una manuale.
Metel è uno strumento di filiera che permette di capire a fondo i vantaggi di uno standard di settore e i vantaggi ad esso collegati. Metel è quindi un fattore di competizione che moltiplica la visibilità dell'efficienza aziendale in funzione della profondità del suo utilizzo.
Metel comunica verso le aziende con diversi strumenti: i manuali tecnici; Metel newspaper, un documento snello trasmesso trimestralmente ai titolari, ai manager, all'ufficio acquisti e a tutte le componenti aziendali interessate, che ha per obiettivo quello di presentare le opportunità, le imprese eccellenti e le novità di Metel; il portale Metel; il promoter Edi.
A proposito del promoter, da giugno del 2006, si tratta di una presenza sul territorio che analizza i problemi insieme alle società che vogliono partire con Metel o che lo vogliono implementare nelle sue fasi sostanziali. L'attività di supporto alle aziende si concretizza attraverso: la preparazione e l'organizzazione dei sistemi informativi per l'implementazione dell'EDI; l'analisi, la definizione e lo sviluppo degli obiettivi concordati con la direzione".
"Lavoro in Metel da un anno - ha spiegato Sergio Bevilacqua - e mi occupo, come promoter di sviluppare le attività centrali per lo sviluppo di Metel.
Con le aziende in fase di start-up curo la parte dei sistemi informativi nonché l'analisi e la definizione degli obiettivi. Analizziamo per ogni documento Metel l'organizzazione per capire come interfacciare il sistema.
La parte più delicata del rapporto con le imprese in start-up riguarda la definizione degli obiettivi con la direzione, in quanto si sostanzia in una condivisione del metodo da adottare per capire quali sono i risultati che si vogliono raggiungere nel breve-medio-lungo termine.
Con le aziende già attive, l'approccio è diverso e più analitico. Le azioni da sviluppare concordemente con la direzione aziendale sono basate sui risultati di dati statistici rilevati insieme alle aziende".
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