La nuova fatturazione elettronica
di: Roberta Leprotti
fonte: 'Elettricoplus'
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11.12.2008
Oramai l’avvio è veramente prossimo anche per le piccole imprese e, nonostante il cambiamento di sistema che impone, non possiamo negare che la fattura elettronica è senza dubbio una tappa decisiva per un futuro ufficio senza carta. La nuova fattura dovrebbe viaggiare on-line ed essere conservata in un archivio elettronico con il risultato di un notevole risparmio per le imprese in termini non solo di tempo, ma anche e soprattutto di denaro. L’utilizzo del condizionale è d’obbligo perché ci sono ancora molte resistenze soprattutto di tipo culturale. Non che la cosa meravigli più di tanto perché, quando si va a “dematerializzare” un oggetto che abbiamo sempre visto e toccato su carta nero su bianco, la resistenza al cambiamento è quasi legittima. Tuttavia è utile far presente alle imprese che i vantaggi della fattura elettronica possono essere veramente tanti.
Prima di tutto il risparmio sui costi diretti: con la “dematerializzazione” del ciclo (fatturazione/postalizzazione/archiviazione), si sono quantificati tagli alle spese fino all’80%. Non c’è poi da sottovalutare l’aspetto di “apripista” che potrebbe dare il via alla “dematerializzazione” di una serie di altri processi (per esempio quelli amministrativi e contabili).
È in quest’ottica che si concentra la caratteristica positiva di quanto disposto dalla Finanziaria 2008 che ha istituito l’obbligo della fatturazione elettronica per i soggetti che fatturano alla pubblica amministrazione, nonostante si sia poi deciso di dare gradualità all’obbligo. Si inizia così dalle grandi imprese dando più tempo alle piccole, fermo restando che il nuovo sistema dovrà andare a regime entro il 2010.
Finanziaria 2008, arriva la fattura elettronica
La novità più consistente contenuta nella legge Finanziaria 2008, rispetto all’innovazione nel comparto pubblico, riguarda l’introduzione della fattura elettronica. L’intenzione del legislatore è un’evidente semplificazione dei procedimenti di fatturazione e di registrazione delle operazioni imponibili che dovrebbe tradursi in una maggiore efficienza delle attività di ispezione e controllo dell’amministrazione fiscale. Inoltre, dovrebbe contemporaneamente contribuire ad innalzare le capacità di gestire i processi innovativi sia da parte delle amministrazioni pubbliche sia delle imprese.
Il provvedimento è contenuto nei commi dal 209 al 214 del primo dei tre articoli di cui è composta la legge finanziaria 2008 ed impone ai fornitori delle amministrazioni pubbliche di adottare la forma elettronica per la gestione di tutto il ciclo di vita delle fatture emesse nei loro confronti, e cioè per l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione.
Le quattro fasi sono chiarite nel testo poiché, come ci spiegano gli esperti di informatica, il processo di fatturazione si presta già da tempo a modalità di applicazione ibride. L’emissione, ad esempio, è una tipica parte del processo che già viene comunemente effettuata in forma elettronica, tramite appositi programmi gestionali. Solitamente però avviene che la fattura, una volta generata, viene stampata e spedita al cliente in forma cartacea, o al massimo, convertita in formato pdf, spedita via posta elettronica e poi stampata direttamente dal ricevente. In tutti i casi, comunque, la fattura viene archiviata in formato cartaceo.
La legge, questa volta, mira invece a “dematerializzare” tutto il processo, per ottenere quello che gli esperti chiamano “straight through processing”, cioè l’opportunità di un dialogo diretto tra sistemi informativi, senza interventi manuali e senza passare mai attraverso la forma cartacea. Naturalmente, perché ciò sia possibile, è necessario che quando l’impresa emette una fattura sia anche in grado di apporvi la firma digitale e disponga di un software gestionale in grado di gestire tutta la propria parte del processo secondo degli standards già definiti con il decreto legislativo 52/2004.
Come funziona il nuovo sistema
La norma impone che il file contenente la fattura sia immodificabile, dotato di firma digitale e di marca temporale che ne attesti data e ora di spedizione. Deve inoltre contenere alcune informazioni minime in formato standard: la denominazione sociale, la descrizione del bene fornito o del servizio prestato, il numero di partita Iva, eccetera. L’amministrazione che riceve il documento deve, a sua volta, essere dotata di un sistema di gestione documentale in grado di ricevere e di interpretare le fatture dei propri fornitori, ma anche di conservarle e di archiviarle senza doverle stampare, con criteri adatti ad assicurarne una facile reperibilità ed una determinata durata nel tempo.
Nella Finanziaria 2008 era prevista inoltre l’emanazione di un decreto attuativo da parte del Ministro dell’economia entro il 31 marzo 2008. Così è stato, perché il 7 marzo scorso è stato pubblicato il decreto attuativo della legge 244/2007 che, nella relazione illustrativa ha individuato l'Agenzia delle Entrate come gestore della piattaforma di interscambio della fatturazione elettronica attraverso la quale dovranno obbligatoriamente transitare, nel prossimo futuro, tutte le fatture dirette alle pubbliche amministrazioni. Così come previsto dalla legge, entro il 2010 le pubbliche amministrazioni accetteranno dai fornitori soltanto fatture elettroniche. La novità, sarà attuata gradualmente, a partire dall'anno prossimo. Si comincerà con le aziende di grandi dimensioni e con alcune amministrazioni pilota, tra le quali, probabilmente, quella finanziaria, per poi estendere progressivamente la procedura fino a renderla generalizzata.
L’obbligo riguarda solamente i rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche a ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali. In ambito locale, la questione dovrà essere gestita dalle regioni, per le quali le nuove disposizioni costituiscono “principi fondamentali in materia di armonizzazione dei bilanci pubblici e di coordinamento della finanza pubblica e del sistema tributario” (articolo 117 della Costituzione). È probabile che assisteremo dunque, come succede praticamente sempre, ad un’applicazione della normativa non omogenea sul territorio, che procederà a partire dalle Regioni più solerti per vedere regioni più arretrate che si allineeranno solo molto più tardi e con molta fatica.
Il nuovo sistema e le imprese
È evidente che chi dovrà farsi carico dei maggiori problemi di applicazione saranno le imprese, soprattutto le più piccole, che dovranno dotarsi di adeguati programmi software, e che dovranno modificare gran parte dei propri processi amministrativi.
La fattura elettronica è uno dei tipici ambiti dove vale il potere moltiplicatore della rete perché, in pratica, il sistema funziona veramente se lo usano tutti, e non soltanto alcuni.
L'Unione europea ed il progetto “i2010”
Le prescrizioni si riferiscono al Piano di intervento della Comunità Europea i2010, una strategia varata nel 2005 dalla Commissione europea. Con la Comunicazione COM(2005)229 del 1° giugno 2005 - comunicazione della Commissione al Consiglio, al Parlamento europeo, al Comitato economico e sociale europeo e al Comitato delle regioni - intitolata “i2010 - Una società europea dell'informazione per la crescita e l'occupazione” la Commissione europea ha affrontato in modo integrato le problematiche della società dell'informazione e le politiche in materia di audiovisivi nell'UE. Lo scopo dell'iniziativa è quello di coordinare le azioni degli Stati membri per facilitare la convergenza digitale e rispondere alle sfide legate alla società dell'informazione.
L'iniziativa "i2010" è difatti il nuovo quadro strategico della Commissione europea che definisce gli orientamenti strategici di massima per la società dell'informazione ed i media. Questa nuova politica integrata mira, in particolare, ad incoraggiare la conoscenza e l'innovazione al fine di sostenere la crescita, nonché la creazione di posti di lavoro più numerosi e di migliore qualità. In particolare, gli Stati membri vengono sollecitati a dotarsi di un quadro normativo, organizzativo e tecnologico atto a gestire in forma elettronica l'intero ciclo degli acquisti.
L’obiettivo è quello di incentivare l'innovazione nella pubblica amministrazione degli Stati membri, realizzando uno spazio unico europeo dell'informazione e adottando politiche che snelliscano e accelerino la modernizzazione dei servizi pubblici.
È infatti evidente che una volta adottato da tutti un sistema di fatturazione interamente elettronico si otterrebbero notevoli benefici, in termini di aumento della rapidità negli scambi e diminuzione dei costi, tanto da parte delle imprese quanto della pubblica amministrazione. Inoltre, si avrebbe il vantaggio di rendere più semplice l'attività di consultazione e, di conseguenza, più rapida ed efficace l'attività di controllo da parte dell'Amministrazione Fiscale. Tuttavia, non possiamo nascondere che, nonostante l’impegno del Legislatore, questo sistema stenta a prender piede e che nel nostro Paese la percentuale di utilizzo della fattura in formato digitale rimane tra i più bassi in Europa.
Che cosa dice la nuova normativa
Secondo la nuova normativa, i fornitori delle amministrazioni statali, degli enti pubblici nazionali, delle Regioni e delle Province autonome, dovranno emettere, trasmettere e conservare le fatture esclusivamente in forma elettronica, secondo quanto stabilito dal decreto legislativo 52/2004. Con questo provvedimento, recependo le direttive comunitarie sulla semplificazione e armonizzazione delle normative in materia di Iva, le fatture emesse e conservate in forma elettronica erano già equiparate a quelle in forma cartacea,.
La “dematerializzazione” della fattura, cioè la sua conversione in forma digitale, coinvolge l'intero ciclo vitale del documento, per realizzare il cosiddetto "straight through processing", cioè, come abbiamo già accennato, l'elaborazione e la diretta trasmissione del documento in formato elettronico dal creatore al destinatario. Ciò implica per l'impresa l'obbligo di dotarsi di sistemi per l'archiviazione che garantiscano l'integrità e la non modificabilità del documento, attraverso sistemi di firma digitale e marcatura temporale.
Occorre specificare che nelle imprese italiane il sistema di fatturazione elettronica è già utilizzato in forme ibride: nella pratica, tuttavia, sono rare le imprese che già adottano un sistema di fatturazione in cui il documento sia trasmesso e conservato completamente in forma digitale dalla sua nascita alla sua archiviazione. D'altra parte una circolare dell'Agenzia delle Entrate (circolare 45/E del 19 ottobre 2005) ha anche chiarito che la fatturazione elettronica si distingue nettamente dall'invio delle fatture come allegato di una e-mail, procedura ampiamente utilizzata dalle imprese; la validità di una simile trasmissione era subordinata ad una successiva stampa della fattura stessa e, di conseguenza ad un'archiviazione attraverso le modalità tradizionali, in forma cartacea. Si tratta quindi di una fattura sempre in formato cartaceo, per la quale il solo mezzo di trasmissione è di tipo elettronico.
Le modalità stabilite dal decreto legislativo 52/2004, rese oggi obbligatorie nei rapporti commerciali con la pubblica amministrazione, invece, prevedono l'applicazione di sistemi (la firma elettronica qualificata) che garantiscano la formazione elettronica del documento, la sua integrità e corretta trasmissione, nonché la sua regolare archiviazione su supporti digitali. Con l'articolo 1 della Finanziaria, la normativa sulla fattura elettronica è ormai delineata nelle sue linee generali: successivamente, la normativa di dettaglio sarà precisata da alcuni decreti ministeriali, che stabiliranno tra l'altro eventuali deroghe e misure di contorno.
Le criticità del nuovo sistema
L'adozione di una normativa sulla fattura elettronica ha suscitato non poche critiche perché, come tutti sappiamo, i tempi della PA sono lentissimi e rischiano di dilazionare la concreta attuazione della normativa, con la presumibile conseguenza che rimarrà facilmente dimenticata per lungo tempo prima di essere effettivamente applicata. È evidente che l’eventuale ostacolo all’attuazione della “Strategia i2010” influenzerebbe in maniera decisamente negativa la tanto decantata innovazione della Pubblica Amministrazione, un’innovazione imposta dalla Comunità europea.
Ma è altrettanto presumibile la poca disponibilità da parte delle imprese destinatarie del nuovo obbligo che cercheranno, attraverso le loro Associazioni di Categoria, di ottenere esenzioni e rinvii.
Infatti, soprattutto per le piccole e medie imprese, non sarà una spesa da poco dotarsi di sistemi che consentano la gestione delle fatture in formato elettronico, sia in termini di software che di know-how, a fronte di un numero esiguo di fatture emesse. Ecco quindi che l'adeguamento può creare più problemi di quanti ne risolva.
I vantaggi del nuovo sistema
A fronte di tutto questo ragionamento è obbligatorio chiedersi qual è il reale vantaggio in termini di efficienza e riduzione dei tempi che la Pubblica Amministrazione può trarre da un tale sistema? Come ogni forma di innovazione, i concreti vantaggi si rileveranno solo nel lungo periodo, a fronte di un investimento immediato ingente e di un'iniziale confusione.
Dato il graduale avvio dell'applicazione delle disposizioni sulla fattura elettronica, infatti, si assisterà probabilmente ad un iniziale periodo in cui le fatture circoleranno sia in forma cartacea che digitale.
I ritardi nell'attuazione
È inevitabile che si assista a ritardi derivanti dalla giungla di leggi e provvedimenti che si stanno succedendo rapidamente in materia. La fattura elettronica, infatti, soggiace alla normativa, frammentaria e poco applicata, sul documento informatico: ciò crea notevoli problemi di coordinamento tra le norme del Codice dell'amministrazione digitale (decreto legislativo 82/2005, così come modificato dal decreto legislativo 159/2006) e il decreto legislativo 52/2004. È in questo clima che si assiste alla differenza tra chi approva l'iniziativa legislativa e chi, invece, contesta l'opportunità di introdurre un obbligo di fatturazione elettronica, che potrebbe portare più svantaggi che benefici.
Tuttavia, invece che fermarmarsi sull'utilità o sull’inutilità dell'intervento legislativo, sarebbe opportuno chiedere al legislatore l'elaborazione dei principi concreti attraverso i quali si pianifichi l'introduzione del nuovo sistema. In questa maniera si eviterà che le norme sulla fattura elettronica restino inapplicate o siano applicate in maniera scorretta. Sono necessarie norme attuative in grado di far chiarezza senza perdere di vista l'obiettivo principale di questi interventi: l’obiettivo prioritario è quello di rendere la pubblica amministrazione più rapida, più efficiente e più vicina ai bisogni dei cittadini. E tutto questo è possibile anche attraverso l'applicazione delle normative sull'innovazione e sulla modernizzazione.
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