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Norme e leggi: quando è lecito riprendere i lavoratori con le telecamere?

Novità per le riprese video dei dipendenti all’interno del luogo del lavoro: esistono ragioni che giustificano il comportamento del datore di lavoro. Che cosa cambia in termini di privacy e come ci si può muovere in questo terreno accidentato?

Con la circolare n 5 del 19 febbraio 2018 l’Ispettorato Nazionale del Lavoro di comune accordo con il Ministero del lavoro e delle politiche sociali, ha fornito delle linee guida in relazione alle problematiche inerenti l’installazione e l’utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo miranti alle innovazioni tecnologiche degli strumenti dai quali derivi la possibilità di controllo a distanza dell’attività lavorativa. In pratica INL ci ricorda che l’eventuale ripresa dei lavoratori, di norma, dovrebbe avvenire in via incidentale e con carattere di occasionalità, ma nel caso in cui sussistano delle ragioni giustificatrici per effettuare il controllo (ad esempio tutela della “sicurezza del lavoro” o del “patrimonio aziendale”) allora si potrebbe anche “inquadrare direttamente il lavoratore, senza introdurre condizioni quali, per esempio, l’angolo di ripresa della telecamera oppure l’oscuramento del volto del lavoratore”.

Le ragioni legittimanti

L’INL inoltre ci dice che nel momento in cui le riprese da effettuare siano realmente e necessariamente, coerenti e strettamente connesse con le ragioni legittimanti il controllo (dichiarate nell’istanza) allora non sarebbe fondamentale specificare il posizionamento predeterminato e l’esatto numero delle telecamere da installare e questo perché “lo stato dei luoghi e il posizionamento delle merci o degli impianti produttivi è spesso oggetto di continue modificazioni nel corso del tempo … pertanto risulterebbe scarsamente utile una analitica istruttoria basata su planimetrie che nel corso del breve periodo non sarebbero assolutamente rappresentative del contesto lavorativo”. Quanto sopra riportato si comprende considerando che è necessario valutare l’effettiva sussistenza delle ragioni legittimanti l’adozione del provvedimento, ossia ragioni organizzative e produttive, di sicurezza sul lavoro e di tutela del patrimonio aziendale tenendo presente in particolare la specifica finalità per la quale viene richiesta la singola autorizzazione e questo perché il provvedimento autorizzativo viene rilasciato sulla base delle specifiche ragioni dichiarate dall’istante in sede di richiesta.

La tutela del patrimonio aziendale

Partendo da questo presupposto ecco che l’INL arriva a dire che “un provvedimento autorizzativo basato sull’ esibizione di una documentazione che ‘fotografa’ lo stato dei luoghi in un determinato momento storico rischierebbe di perdere efficacia nel momento stesso in cui tale ‘stato’ venga modificato per varie esigenze, con la conseguente necessità di un aggiornamento periodico dello specifico provvedimento autorizzativo, pur in presenza delle medesime ragioni legittimanti l’installazione degli strumenti di controllo”. Assume, quindi, rilievo determinante il tutelare l’interesse legittimante che ha portato all’installazione delle telecamere.

La tutela del patrimonio aziendale, che legittimerebbe il controllo a distanza dei lavoratori, viene inserito all’interno della circolare dell’INL come elemento di novità in relazione alla valutazione dell’ampiezza che il patrimonio aziendale dovrebbe circoscrivere, infatti, il termine, se non ben descritto, rischierebbe di non trovare una corretta delimitazione e quindi non rappresenterebbe un filtro idoneo per la concessione dell’autorizzazione alle videoriprese. Una volta ottenuta l’autorizzazione la circolare dell’INL ricorda che se la videosorveglianza viene realizzata tramite tecnologie digitali adatte all’elaborazione su PC e trasmissione dati via internet, sia tramite rete IP cablata o wireless, tecnologie che permettono di vedere immagini in tempo reale o il registrare, visualizzare e mantenere le informazioni video e audio in qualsiasi punto della rete allora “L’accesso alle immagini registrate, sia da remoto che “in loco”, dovrebbe essere necessariamente tracciato anche tramite apposite funzionalità che consentano la conservazione dei “log di accesso” per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi. Questo comporta che non va più posta più come condizione, nell’ambito del provvedimento autorizzativo, l’utilizzo del sistema della “doppia chiave fisica o logica”. Tali prescrizioni si estendono non solo all’interno del perimetro aziendale ma anche al suo esterno, luoghi in cui viene svolta un’attività lavorativa parziale e/o saltuaria. Risulterebbe invece escluso del tutto il perimetro estraneo alle pertinenze dei luoghi in cui non è prestata l’attività lavorativa. Resta inteso che quanto fin qui ricapitolato non si estende ai dispositivi collegati ad impianti di antifurto che tutelano il patrimonio aziendale.